Bilan : parfait.

Globalement j’ai donc :
* inbox
– à répondre/en attente
– archives temporaires (suppr auto si > 60 jours)
* archives

Quand un email est traité, je me pose la question « est-ce qu’il est susceptible de me resservir ? » la réponse c’est donc soit oui/probalement à long terme / soit oui/peut-être mais à court terme / non. En fonction de ça c’est donc archives ou archives temporaires ou corbeille.

Sur plus de 2 ans de mails pro traités ainsi j’ai vraiment été satisfait. Ca allège la boîte d’archives (et donc les recherches dedans) et ça évite de garder n’importe quoi. Dans les archives temporaires je suis content de retrouver régulièrement des messages que j’ai mis de côté. Ca me sert aussi pour tout ce qui est mails automatiques (rapports, …)

Sur mon adresse pro j’ai trop de spam (qui va à la corbeille tout seul) mais sinon une autre approche pour faire la même chose (ce que je fais avec mon gmail perso) c’est d’utiliser la corbeille et ses 30 jours de rétention comme archivage temporaire (attention à ne pas activer la suppression automatique en quittant, par ex dans Thunderbird). Ca revient exactement au même mais en plus simple.

Voilà pour ce petit retour utilisateur, si ça peut aider certains…

En tout cas ta remarque me donne en effet une idée : créer en plus de mon dossier d’archives annuel un dossier archives temporaires. Et je règle les préférences de conservation de ce dossier (facile dans thunderbird) à 30 ou 60 jours.
Par contre ça veut dire qu’au moment de la lecture ou du « considéré comme fait » il faut prendre la décision « de quel côté je met le mail ? » « 60 jours de répit ou archivé pour de bon ? »

Je crois que je vais essayer ça, pour voir si ça peut fonctionner pour moi.

Personnellement, je ne conseillerai pas de garder un seul mail « humoristique ». Ces mails sont très lourds, ont déjà été envoyés des milliers de fois, et font perdre beaucoup de temps à tout le monde.

Néanmoins, j’ai une solution simple à ton problème de mails ayant des « durées de vie » différentes : créé tout simplement un dossier « Temp » ou « Temporaire » dans lequel tu places tes mails à courte durée de vie et que tu videras régulièrement (cela peut être ton dossier « Éléments supprimés »).
Ensuite créé un dossier d’archive à moyen terme, par exemple annuel, et un autre pour les archivages à long terme. Mais je recommande de fusionner tout en une seule archive annuelle, année par année: aujourd’hui avec les outils de recherche de Gmail ou d’Outlook 2007, l’emplacement du mail importe peu.

Une fois un mail traité je le classe direct dans ma boite d’archive plutôt que de l’effacer car il peut encore me servir.

Par contre chaque email a une durée de « encore servir » très variable. Typiquement l’email du genre « truc marrant » peut être ressorti dans les jours qui viennent pour montrer à quelqu’un d’autre par exemple. Mais passé 15j/1 mois il y a peu de chances qu’il ait encore un intérêt (je l’aurai oublié). Dommage c’est un mail avec une vidéo de 3mo à l’intérieur… beaucoup de place occupée pour pas grand chose.

Il y a aussi les mails qui ont vraiment besoin d’être archivés parce que même 1 an plus tard on sera bien content de pouvoir ressortir un historique d’un échange à valeur juridique ou technique.

Entre les 2 il y a bien sûr des intermédiaires.

Pour l’instant je conserve un peu tout, mais pour éviter l’engorgement de ma boîte d’archive, j’ai fait un sous-dossier par année. Ainsi je n’ai pas plus de 4/6000 emails par dossier.
Généralement quand on fait des manipulations sur des dossiers bourrés d’emails, ça finit par faire crasher le logiciel de messagerie qui n’est pas vraiment prévu pour.
Tout irait plutôt bien si ça ne compliquait pas inutilement les fonctions de recherche, car il faut alors chercher individuellement dans chaque dossier ou utiliser les fonctions de recherche avancée (plus complexe que la fonction intégrée dans la barre d’outils de thunderbird par exemple).

Bref, des conseils sur les choix à effectuer pour n’archiver que le nécessaire ou sur comment le faire au mieux ?