J’utilise Gmail exclusivement pour les emails,  je reçois un bon nombre d’emails toutes les heures, et je suis plutôt rapide à y répondre.

Cependant, une chose que vous remarquerez à propos de ma boîte de réception Gmail est qu’elle est à peu près toujours vide.

Cela me fait sentir Zen d’avoir une boîte de réception vide, et un sentiment de paix et de calme et de satisfaction. Je le recommande vraiment à tout le monde. Je n’ai pas toujours été comme ça – j’avais beaucoup de mails dans ma boîte dans le passé. Ils attendaient là, parfois non lus, parfois attendant juste de l’action, parfois attendant d’être archivé, et d’autres attendant juste parce que je procrastinai. J’avais également beaucoup de dossiers pour ranger mes emails, afin que je puisse les trouver quand j’en avais besoin. Cela me prenait beaucoup de temps à archiver parfois, donc je laissais tomber. Je sais que beaucoup de personnes font la même chose.

Mais S’organiser pour Réussir : Getting Things Done a changé cela (ainsi que 43 Folders Article en langue anglaise et d’autres), et depuis près d’un an, j’ai été plutôt consistent sur le fait d’avoir une boîte de réception clean.

Voici quelques étapes simple pour arriver à l’Email Zen :

1) Ne vérifiez pas vos emails en premier le matin, ou ne les ayez pas constamment ouvert. C’est une astuce offerte par beaucoup de blogs, donc rien de nouveau sous le soleil. Si vous vérifiez vos emails en tout premier, vous resterez collé dessus toute la journée. A la place, faites votre Plus Importante Chose de la journée, ou la chose que vous procrastinez le plus. Ensuite vérifiez vos emails. Encore mieux, faites 2 ou 3 choses en premier. Également, si vous vérifiez constamment vos emails durant la journée, ou que vous êtes notifié dès qu’un email arrive, vous serez constamment distrait et pas capable de vous concentrer sur la tâche que vous accomplissez. Je vérifie une fois par heure, mais vous pouvez avoir différents besoins. En savoir plus.

2) Quand vous vérifiez vos emails, disposez de chacun, un à la fois, tout de suite. Prenez une décision sur ce qui doit être fait pour chaque email.

2a) C’est de la camelote ou un quelconque email transféré ? Supprimez-le immédiatement.

2b) Est-ce un long email que vous devez juste lire pour information ? Archivez le dans un dossier "A lire" (ou tagguez le comme lu et archivez le) ou imprimez le pour le lire sur la route (quand vous attendez dans une queue, par exemple).

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2c) Si l’email requiert de l’action, créez une note à propos de cette action dans votre liste de chose à faire ou vos listes GTD. Notez également de vérifier l’email si nécessaire. Ensuite archivez l’email. Vous pourrez le trouver plus facilement ensuite quand vous devrez accomplir la tâche.

2d) Si vous pouvez y répondre en une minute ou deux, faites le immédiatement. Ne le zappez pas. Si vous attendez, vous finirez avec une accumulation d’emails auxquels répondre, et vous pourriez ne jamais en finir. Je répond rapidement, avec une note courte, et je l’envoi. C’est ce qui me permet d’être vu comme réactif et comme restant maître de la situation.

2e) Si vous devez suivre un email plus tard, ou attendez une réponse, notez sur une liste "En attente". Ne le laissez pas juste dans votre boîte comme un rappel.

3) J’ai seulement un dossier : Archive. Quand je répond à un email, ou que je finis de le lire s’il n’a pas besoin d’être répondu, ou que je l’ai noté sur ma liste de choses à faire, je l’archive. C’est aussi simple que cela. Vous pouvez ajouter un dossier "A lire" si vous le souhaitez. J’ai l’habitude d’imprimer les plus longs pour les lire plus tard, pendant le déjeuner ou en attendant pour quelque chose par exemple. D’autres personnes ont un dossier "Action" ou un dossier "En attente", mais je trouve que c’est juste une boîte en plus que vous devez vérifier constamment. Je n’aime pas vérifier des dossiers en plus. J’ai ma liste de choses à faire et ma liste "En attente" et cela me suffit. Donc c’est aussi simple que de tamponner "Archive" sur un email, et si j’ai besoin de le trouver plus tard, la recherche de Gmail est tellement efficace que c’est très facile à trouver. Je n’ai jamais eu aucun problème avec ce système.

Email Zen est aussi simple que cela : vérifiez vos mails à des intervalles de temps réguliers, effectuez une action pour chaque email tout de suite (ou notez le dans une liste de choses à faire) et archivez.

Ahhh. Une boîte vide !

Article original par Leo Babauta sur Zen Habits.

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5 commentaires on Email Zen : Purifiez votre boîte de réception

  1. free-spirit dit :

    Je suis moi aussi adepte du vidage de boite mail (surtout du point de vue professionnel), mais j’ai quand même un problème avec l’archivage :

    Une fois un mail traité je le classe direct dans ma boite d’archive plutôt que de l’effacer car il peut encore me servir.

    Par contre chaque email a une durée de « encore servir » très variable. Typiquement l’email du genre « truc marrant » peut être ressorti dans les jours qui viennent pour montrer à quelqu’un d’autre par exemple. Mais passé 15j/1 mois il y a peu de chances qu’il ait encore un intérêt (je l’aurai oublié). Dommage c’est un mail avec une vidéo de 3mo à l’intérieur… beaucoup de place occupée pour pas grand chose.

    Il y a aussi les mails qui ont vraiment besoin d’être archivés parce que même 1 an plus tard on sera bien content de pouvoir ressortir un historique d’un échange à valeur juridique ou technique.

    Entre les 2 il y a bien sûr des intermédiaires.

    Pour l’instant je conserve un peu tout, mais pour éviter l’engorgement de ma boîte d’archive, j’ai fait un sous-dossier par année. Ainsi je n’ai pas plus de 4/6000 emails par dossier.
    Généralement quand on fait des manipulations sur des dossiers bourrés d’emails, ça finit par faire crasher le logiciel de messagerie qui n’est pas vraiment prévu pour.
    Tout irait plutôt bien si ça ne compliquait pas inutilement les fonctions de recherche, car il faut alors chercher individuellement dans chaque dossier ou utiliser les fonctions de recherche avancée (plus complexe que la fonction intégrée dans la barre d’outils de thunderbird par exemple).

    Bref, des conseils sur les choix à effectuer pour n’archiver que le nécessaire ou sur comment le faire au mieux ?

  2. Olivier dit :

    Bonjour free-spirit,

    Personnellement, je ne conseillerai pas de garder un seul mail « humoristique ». Ces mails sont très lourds, ont déjà été envoyés des milliers de fois, et font perdre beaucoup de temps à tout le monde.

    Néanmoins, j’ai une solution simple à ton problème de mails ayant des « durées de vie » différentes : créé tout simplement un dossier « Temp » ou « Temporaire » dans lequel tu places tes mails à courte durée de vie et que tu videras régulièrement (cela peut être ton dossier « Éléments supprimés »).
    Ensuite créé un dossier d’archive à moyen terme, par exemple annuel, et un autre pour les archivages à long terme. Mais je recommande de fusionner tout en une seule archive annuelle, année par année: aujourd’hui avec les outils de recherche de Gmail ou d’Outlook 2007, l’emplacement du mail importe peu.

  3. free-spirit dit :

    Je ne suis pas trop d’accord avec les mails humouristiques, qui peuvent en effet être assez polluants, mais qui parfois sont sympas. Je ne forwarde jamais à tout mon carnet d’adresse mais à 1 ou 2 personnes a qui je pense en particulier en regardant la petite vidéo ou l’image jointe. Je met ‘humouristique’ et on va probablement penser aux immondes PPS et autres chaines à la con, mais ça peut surtout être aussi des liens vers un site sympa, une collection de photos…

    En tout cas ta remarque me donne en effet une idée : créer en plus de mon dossier d’archives annuel un dossier archives temporaires. Et je règle les préférences de conservation de ce dossier (facile dans thunderbird) à 30 ou 60 jours.
    Par contre ça veut dire qu’au moment de la lecture ou du « considéré comme fait » il faut prendre la décision « de quel côté je met le mail ? » « 60 jours de répit ou archivé pour de bon ? »

    Je crois que je vais essayer ça, pour voir si ça peut fonctionner pour moi.

  4. free-spirit dit :

    Du temps s’est écoulé et je voulais faire un petit retour sur la méthode que j’évoquais au dessus.

    Bilan : parfait.

    Globalement j’ai donc :
    * inbox
    – à répondre/en attente
    – archives temporaires (suppr auto si > 60 jours)
    * archives

    Quand un email est traité, je me pose la question « est-ce qu’il est susceptible de me resservir ? » la réponse c’est donc soit oui/probalement à long terme / soit oui/peut-être mais à court terme / non. En fonction de ça c’est donc archives ou archives temporaires ou corbeille.

    Sur plus de 2 ans de mails pro traités ainsi j’ai vraiment été satisfait. Ca allège la boîte d’archives (et donc les recherches dedans) et ça évite de garder n’importe quoi. Dans les archives temporaires je suis content de retrouver régulièrement des messages que j’ai mis de côté. Ca me sert aussi pour tout ce qui est mails automatiques (rapports, …)

    Sur mon adresse pro j’ai trop de spam (qui va à la corbeille tout seul) mais sinon une autre approche pour faire la même chose (ce que je fais avec mon gmail perso) c’est d’utiliser la corbeille et ses 30 jours de rétention comme archivage temporaire (attention à ne pas activer la suppression automatique en quittant, par ex dans Thunderbird). Ca revient exactement au même mais en plus simple.

    Voilà pour ce petit retour utilisateur, si ça peut aider certains…

  5. thomas dit :

    boite reception email simplifiee

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