Il était une fois mon bureau, encombré par plein de choses sur lesquelles j’étais en train de travailler – sans mentionner une douzaine de choses sur lesquelles je ne travaillais pas : des notes, des posts-it, des numéros de téléphone, des papiers à remplir, des piles de choses à travailler plus tard. J’étais trop occupé pour les organiser, et si je les avais rangés, elles seraient revenus s’empiler peu de temps après.
C’est une histoire différente aujourd’hui. Aujourd’hui, mon bureau est complètement vide, à l’exception de la chose sur laquelle je suis en train de travailler, et peut-être un carnet et un stylo pour jeter rapidement des notes, des idées ou des listes de choses à faire quand elles viennent. C’est un sentiment libératoire… cela me calme… cela réduit le stress et le chaos… cela rend définitivement les choses plus facile à trouver… et cela me rend plus efficace et productif.
Comment ai-je accompli cette transformation ? Hé bien, ce n’était pas un voyage facile, et je me suis amélioré durant ces années, mais les étapes basiques sont définies ci-dessous. La chose importante qu’il faut se rappeler est que vous devez avoir un système en place, et vous devez apprendre à suivre ce système. Sinon, vous nettoyez juste votre bureau, et le désordre revient s’installer encore.
La majorité de mon système actuel (par opposition aux choses que j’essai en cours de route) est tiré presque complètement de "S’organiser pour Réussir : Getting Things Done", par David Allen (via Lifehacker 
& 43 Folders ). Un must read si vous ne l’avez pas encore fait.
Voici le système :
1. D’abord, prenez tout ce qu’il y a sur votre bureau et dans vos tiroirs, et placez les en une grande pile. Mettez la dans votre panier "entrées" (si cela ne rentre pas, empilez la à coté de votre bureau ou autre). A partir de maintenant, tout ce qui arrive doit aller dans votre panier, et vous devez tout traiter comme indiqué ci-dessous.
2. Traitez la pile du haut vers le bas. Ne re-triez jamais, ne sautez jamais une feuille de papier, ne replacez jamais un morceau de papier dans la pile. Faites ce qui doit être fait avec ce papier, ensuite passez au suivant dans la pile. Les options : jetez-le, déléguez-le, archivez-le, faites-le, ou mettez-le dans votre liste de choses à faire plus tard. Dans cet ordre de préférence. Faites-le si cela prend 2 minutes ou moins à finir. Si cela vous prend plus de temps, et que vous ne pouvez pas le jeter, le déléguer ou l’archiver, alors placez-le dans votre liste de choses à faire (plus sur cette liste de choses à faire dans un autre article).
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3. Répétez cela au moins une fois par jour pour garder votre bureau clair. La fin de la journée est le mieux, mais je tend à traiter et ranger tout au long de la journée. Une fois que vous avez traité votre pile, votre bureau est clair. Vous avez jeté ou archivé ou mis tout là où il doit être (pas sur le dessus de votre bureau ou planqué dans un tiroir). Gardez cette habitude. Vous devez suivre le système suivant : mettez tout dans votre boîte d’arrivée, ensuite traitez chaque feuille de papier dans la boîte avec un des actions listées. Si une chose est dans votre liste de choses à faire, vous pouvez garder le papier associé dans un dossier "Action". Mais vous devez régulièrement (quotidiennement ou de manière hebdomadaire) traiter ce dossier pour être sûr que tout est purgé.
C’est aussi simple que cela. Vous avez un numéro de téléphone sur un post-it ? Ne le laissez pas sur votre bureau. Archivez le dans votre rolodex ou dans votre programme de gestion de contacts. Vous avez quelque chose sur lequel vous devez travailler plus tard ? Ne gardez pas les papiers posés sur votre bureau. Mettez-le dans votre liste de choses à faire, et archivez les papiers dans votre dossier "Action". Archivez ou jetez ou déléguez tout le reste.
Laisser des choses posés sur votre bureau est de la procrastination (étant un procrastinateur, je le sais). Si vous laissez les choses en l’état trop longtemps, les choses vont s’accumuler sur votre bureau à coup sûr. Traitez les immédiatement, prenez une décision, et agissez.
Ce que j’ai décrit est une bonne habitude à prendre, mais elle prend du temps à apprendre. Vous allez patiner. Faites-vous juste des rappels, et ensuite faites le. Dès que ce sera une habitude vous aurez beaucoup de mal à l’arrêter. Et faites moi confiance, une fois que vous serez habitués à ce que votre bureau soit clair, vous ne voudrez pas casser cette habitude.
Article original par Léo Babauta sur Zen Habits.
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Tags: efficacité, nettoyage, productivité, rangement, Simplicité
29 juillet 2009 à 14:51
C’est bien, mais la contrainte c’est de répéter tout cela une fois par jour. Je vois les choses autrement : tu sais ce qu’est l’entropie en Physique. Eh bien, c’est cette même loi qui s’applique à la tenue d’un bureau. Le désordre, c’est la tendance naturelle, l’ordre c’est l’intervention humaine. Il faut admettre cette alternance… et la bien vivre !
Arthur, philosophe d’occasion
13 décembre 2009 à 10:57
Un bureau « vide » ! tout à fait d’accord ! dès mes débuts j’ai évolué grâce à cette méthode ! la personne avec qui je travaillais accumulait autant sur son bureau que sur des sièges derrière lui voire à terre ! mais çà m’a valu longtemps des remarques du genre « vous n’avez rien à faire ? » !!
Par contre aujourd’hui je suis un peu contre le terme « jeter » lorsqu’il s’agit d’objets, il faut trouver à « donner » ou « revendre » d’occasion ! nos poubelles sont déjà bien pleines et posent tant de problèmes et il y a beaucoup de gens qui manquent de bien des choses !